Clinique de psychologie Villeray Petite Patrie

Je dirige une clinique de psychologie et je loue des locaux à l'heure à un ensemble de professionnels. Jusqu'ici, nous avions un système de réservations de locaux qui fonctionnait "à la mitaine", c'est-à-dire un système selon lequel les demandes de réservation étaient prises par boîte vocale et traitées avec des grilles de réservation en papier. La facturation demandait aussi un travail clérical qui devenait lourd et ennuyant. Le système par boîte vocale et grilles-papiers fonctionnait correctement, sauf qu'il fallait beaucoup de temps de coordination/gestion pour l'opérer… sans compter certaines erreurs attribuables au facteur humain. Il m'est apparu évident qu'un système de réservations de locaux fonctionnant "en temps réel" et accessible à tous sur internet me permettrait de réduire mon temps de gestion, de rentabiliser le système et d'offrir aux professionnels un moyen facile à utiliser, entraînant ainsi des conditions de travail plus agréables pour l'ensemble de professionnels et pour moi-même.

J'ai choisi la firme 8P Design principalement à cause de la capacité apparente de son directeur monsieur Thierry Lavallée à comprendre mes besoins et à traduire en termes de programmation la réalité complexe de mon organisation. Notre système de réservations de locaux pourrait se comparer à un jeu de société qui comporte des règles très particulières: différents tarifs pour différents locaux… des locations ponctuelles, des locations fixes… des demi-tarifs si un client annule à la dernière minute, des exceptions à la règle… bref, toute une complexité à programmer dans un système devant être facile à utiliser même pour certains professionnels moins familier avec internet.

La phase de développement a été une étape-clé dans la création de la solution par 8P Design. Il y a toujours des détails qu'on oublie de prévoir lors de la signature d'un contrat. J'ai apprécié la flexibilité de monsieur Lavallée lors de la phase de développement, tant et si bien que le produit final collait encore plus à mes besoins que ce que nous avions prévu! Outre une capacité à comprendre ma réalité de directeur d'une clinique de psychologie, j'ai apprécié les conseils de monsieur Lavallée sur le plan de la gestion du système.

Je suis maintenant en-chan-té du résultat. Le système de réservations de locaux via internet fonctionne très bien. La programmation apparaît très bien faite. Le look du site est très professionnel. La conception des diverses sections est bien pensée, facile à utiliser. C'est nickel chrome diraient les Bretons. Un des nombreux avantages de la solution actuelle concerne la rapidité d'exécution des réservations pour les usagers, particulièrement concernant les changements de dernières minutes. Avec l'ancien système, si le client d'une psychologue changeait l'heure de son rendez-vous quelques heures seulement avant l'heure prévu, le système ne permettait pas une rétroaction suffisamment rapide et, plus souvent qu'autrement, la psychologue et son client devaient remettre le rendez-vous à la semaine suivante. Un rendez-vous était perdu. Ce n'est plus le cas maintenant. Quelques clics permettent d'opérer des rendez-vous ou des annulations de dernière minute. Autre avantage : la facturation s'effectue maintenant toute seule, en quelques clics. Fini la calculatrice et les interminables vérifications plates. L'économie de temps est appréciable. Je peux maintenant investir plus de temps ailleurs.

En somme, mes attentes ont été comblées. Oui, l'investissement financier en vaut la peine. Je trouve fascinant de constater comment un tel système peut stimuler la croissance de mon entreprise.