La productivité, qu'est-ce que c'est ?
La productivité au travail ou la productivité [tout court]. Voici une expression devenue si importante qu'elle se retrouve presque derrière chacune des insatisfactions dans le rapport au travail ou au temps.
Pour reprendre Dan S. Kennedy, auteur du No B.S Time Management for Entrepreneurs :
« La productivité est un investissement stratégique délibéré de votre temps, de vos talents, de votre intelligence, de votre énergie, de vos ressources et de vos opportunités, d'une manière calculée pour vous rapprocher de manière mesurable d'objectifs significatifs. »
En d'autres termes, la productivité impliquerait deux choses :
- La productivité telle que vous l’avez sans doute toujours imaginée, à savoir, le maximum de résultats que vous pouvez atteindre d’un intervalle-temps donné à un autre ;
- L’efficience qui révèle la qualité des résultats obtenus, soit à vérifier si les efforts cumulés que vous avez déployés sur cet intervalle temps donné ont permis d’obtenir les résultats attendus et qui ont du sens pour vous.
C’est dire que le niveau de votre productivité au travail est ce qui déterminera votre succès dans la vie et votre bien-être à la fois.
Souhaiteriez-vous être plus productif dans votre travail en 2021 ? Nous partageons avec vous quelques méthodes et astuces très simples pour passer d’un point A à un point B.
8 astuces productivité en 2021
Voici 8 astuces pour améliorer votre productivité. Quoi de plus enthousiasmant pour entamer une nouvelle année dans le contexte actuel !
1. Evitez de faire plusieurs tâches en même temps
Il est scientifiquement démontré que le cerveau humain n’est pas multitâche. Sauf dans le cas de tâches rendues automatiques par l’apprentissage, notre cerveau alterne en réalité d’une tâche à l’autre.
Vous avez dû lire plusieurs histoires à succès d’entrepreneurs qui témoignent que c’est en apprenant à faire une seule chose à la fois qu’ils sont devenus plus productifs.
Pour cela, vous pouvez recourir à la méthode des 2 minutes de travail de David Allen, l’auteur du best-seller Getting Things Done (en français L’Art de s’organiser).
Ce que vous recommande Allen, c’est d’exécuter spontanément toute tâche qui vous prend moins de 2 minutes. Autrement, ce serait une perte de temps de la planifier ou la relire sans cesse dans votre to do list ou to do map. L’avantage que vous en tirez, c’est d’exécuter plus de tâches que vous n’auriez imaginé et de vous retrouver à décomposer même les tâches les plus longues en de petites tâches !
2. Prenez le temps de faire une pause
Connaissez-vous la règle du 52/17 ? Oui ? C’est parfait. Passez à l’action donc, et si vous le faites déjà, persévérez !
Si vous n’étiez pas au courant, il s’agit tout simplement du ratio temps travail / repos prouvé comme étant le secret des 10% personnes les plus productives. Dans une étude menée par DeskTime, cette firme lettone a observé de près et analysé les données des personnes les plus productives. Il en ressort que le rythme de travail idéal consiste en une séquence de travail de 52 minutes, suivie d’un temps de pause de 17 minutes.
Dans le même registre, vous retrouverez la technique de Pomodoro développée par Francesco Cirillo dans les années 1980. C’est une solution de gestion du temps qui consiste à diviser la journée en plages de travail de 25 minutes, puis de faire une courte pause.
Ainsi, vous optimisez votre temps en ne passant pas constamment d'une tâche à une autre. Et comme vous terminez vos tâches d’une plage horaire à l’autre, vous les réalisez aussi plus vite.
3. Déléguez des tâches
La délégation de tâches. Qui ou quel entrepreneur au 21e siècle n’en connaîtrait pas les avantages. Pourtant, ce n’est pas chose si simple.
En général, en tant qu’entrepreneur ou professionnel ou manager, vous avez le sentiment que les choses ne peuvent être bien faites que par vous-même. Mais ne tombez pas dans ce piège au risque de ne pas atteindre les résultats escomptés.
La solution : former, déléguer et superviser pour être plus productif ! Vous pouvez recourir à des logiciels de travail de type Kanban comme Trello. Voici un exemple conçu par un de nos rédacteurs.
4. N'hésitez pas à dire "non"
Ceci fait le lien avec le paragraphe précédent. Déjà en déléguant des tâches, vous êtes en train de dire NON quant à la nécessité de les exécuter vous-même. Ainsi, autant vous apprenez à déléguer des tâches, autant vous devez savoir dire un NON catégorique à d’autres. Par exemple, lorsque vous savez ce que vous rapporte 1h de temps investi dans votre business, vous devriez considérer la délégation ou le refus de plusieurs tâches qui ne vous rapporteraient pas autant de chiffre d’affaires en 1h.
Difficile à faire ?
Alors, pensez à la méthode Ivy Lee, du nom de l’auteur qui l’a inventée en 1918, soit une méthode de plus de 100 ans. Elle reste pourtant une technique simple et efficace qui vous aidera à être ou rester performant et productif chaque jour. Cela se décline en 5 étapes cycliques du jour au lendemain :
- Étape 1 : une fois votre journée achevée, écrivez les 6 tâches les plus importantes que vous accomplirez le lendemain.
- Étape 2 : priorisez ces 6 tâches en fonction de leur importance (du plus important au moins).
- Étape 3 : quand vous démarrez la journée, focalisez-vous uniquement sur la première tâche ; et ne traitez la seconde qu’après avoir terminé la première.
Ou alors comme le préconiserait la méthode 25-5 de Warren Buffet, pour 25 objectifs de carrière ou de vie, il faut disposer d’une liste A de 5 objectifs prioritaires, et d’une liste B de 20 objectifs secondaires. La liste secondaire est celle à éviter à tout prix tant que vous n’avez pas réussi les objectifs de la liste A.
- Étape 4 : procédez ainsi jusqu’à la fin de la journée, puis créez une nouvelle liste pour le jour d’après en insérant les tâches inachevées ou non entamées dans la journée.
- Étape 5 : recommencez chaque lendemain !
5. Définissez des objectifs et des deadlines
La définition d'objectifs pour votre entreprise est un élément essentiel qui aidera à son développement. Pourtant, si vous ne fixez pas d'échéances définitives pour ces objectifs, il est trop facile de les laisser filer et ils risquent de ne jamais être achevés.
Les délais sont une technique de gestion du temps simple mais puissante qui peut vous aider à devenir beaucoup plus productif si vous savez comment les mettre en œuvre correctement. Être capable de fixer des délais et de s'y tenir est ce qui distingue les entrepreneurs réguliers des entrepreneurs vraiment exceptionnels.
Ci-dessous un autre exemple sous Trello :
6. Définissez des horaires de travail
Les scientifiques s'accordent généralement à dire que le temps de travail quotidien idéal est d'environ 6 heures, et plus concentré sur la matinée. Des études indiquent que les entreprises qui imposent un nombre d’heures travaillées élevées quotidiennes à leurs employés sont également moins productives.
Si vous avez besoin de travailler 8 heures la journée ou que vos équipes remplissent ce volume horaire, calculez alors le temps que prendront les grandes tâches de travail. Vous pouvez tracker et facturer votre temps de travail avec des applications très utiles Toggl, Clockify, etc. Puis, planifiez le reste de la journée avec des choses qui nécessitent moins d'attention. Vous atteindrez une productivité maximale tout en ayant le temps de faire un travail moins important.
7. Rangez votre espace de travail
Celui-ci va sans dire. Avoir un bon espace de travail est une chose à laquelle beaucoup de gens ne pensent pas, mais cela a un effet énorme sur la façon dont nous faisons les choses. Par ailleurs, c’est le droit de chaque collaborateur de bénéficier d’un environnement de travail adapté. Mais en termes de productivité, cela va au-delà de la fourniture d'un espace, d'un bureau, d'une chaise et peut-être d'un ordinateur.
Soyez créatif par exemple avec la couleur ! C’est un fait bien connu que les couleurs qui nous entourent influencent notre humeur et nos réactions. Pensez en outre à la bonne aération, l’éclairage adéquat, les bons outils (Lastpass, Slack, etc.) et la bonne technologie pour atteindre les résultats.
Par exemple, Lastpass une plateforme synchronisée et sécurisée de gestion de mots de passe peut vous faire gagner un temps considérable. Certains de nos collaborateurs 8P Design l’utilisent. Fini les minutes perdues à vouloir se rappeler d’un mot de passe, voire même toute une journée pour certains comptes, à essayer de récupérer en vain un mot de passe oublié.
8. Ayez une bonne hygiène de vie
Trouver votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée est une stratégie d'adaptation au travail et à la vie personnelle qui permet à vous ou à votre équipe de sentir que les responsabilités sont sous contrôle.
De nombreuses organisations investissent maintenant dans des programmes d'engagement, de développement et de bien-être des employés, mettent en place de bonnes pratiques et initiatives en matière de santé au travail et fournissent généralement un soutien et des conseils à tous les employés qui en font la demande. Mais vous avez aussi besoin de savoir comment prendre en main votre propre bien-être physique et mental et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Retenons que :
Ce n’est donc pas tout d’occuper 35-40 h par semaine vos équipes par une série de tâches. C’est encore moins pertinent de dire que l’on est productif car on est occupé 300-400 heures par mois dans plusieurs rôles en tant qu’entrepreneur. Encore faut-il que ces volumes horaires soient investis pour faire développer ce qui a du sens pour vous professionnellement ainsi que pour votre vie privée.
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